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Introdução
De acordo com a Association of Business Process Management Professionals (ABPMP, 2021), a Gestão por Processos é uma abordagem disciplinada de gestão que visa identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar processos de negócios. O objetivo central dessa abordagem é levar as equipes de uma organização a alcançarem resultados consistentes e alinhados com sua estratégia.
À primeira vista, essa lista de atividades pode parecer complexa, dando a impressão de que a prática da Gestão por Processos exige um caminho árduo. No entanto, a realidade é que esse caminho é bastante natural, já que nosso trabalho e, até mesmo, nossas vidas são fundamentadas na construção, acompanhamento e melhoria de processos.
Vamos começar do básico: o que exatamente é um processo?
Em termos organizacionais, um processo é uma sequência estruturada de subprocessos, atividades e tarefas bem definidas que transformam insumos (inputs) em resultados (outputs), entregando produtos e serviços que agregam valor ao cliente final. A Figura 1 ilustra como esses elementos se relacionam, desde o processo de negócio, mais amplo e que envolve diversos atores, até o nível de tarefa, que é mais específico e geralmente executado por um indivíduo.
Figura 1 – Esquematização de um processo de negócio até o nível de tarefa.
Fonte: Autoria própria.
O principal objetivo de entender e trabalhar com essa sequência de atividades é garantir que elas sejam realizadas de maneira organizada e eficaz, contribuindo para a orientação dos colaboradores e de suas entregas. Além disso, essa abordagem é fundamental para promover a melhoria contínua, reduzir retrabalho e desperdícios, e maximizar a produtividade de cada indivíduo dentro da organização.
No cotidiano de uma organização, alguns processos se destacam pelo impacto direto que exercem em seu desempenho e sucesso. Conhecidos como processos chave, eles são críticos e influenciam significativamente os resultados financeiros, a competitividade e a capacidade de atender às expectativas dos clientes. Além disso, esses processos, frequentemente, envolvem atividades que diferenciam a empresa de seus concorrentes e são essenciais para cumprir a proposta de valor e alcançar os objetivos estratégicos.
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Etapas Fundamentais da Gestão por Processos
Existem três etapas essenciais da gestão por processos: identificação e detalhamento de processos, análise dos processos e transformação com melhoria contínua.
2.1. Identificação e detalhamento dos processos
A identificação e detalhamento de processos é uma etapa inicial e fundamental, que serve como base para todas as outras fases. Nesse momento, os processos da organização, juntamente com suas atividades, tarefas, interações e fluxos de trabalho, são identificados, entendidos e desenhados. Essa análise detalhada proporciona uma compreensão clara de como o trabalho é realizado e quais são os pontos críticos, estabelecendo uma base sólida para melhorias contínuas, tanto nos processos quanto no desenvolvimento das competências dos colaboradores.
2.2. Análise de Processos
A análise de processos parte dos fluxogramas elaborados anteriormente. Logo de início, a gestão por processos já pode ajudar a identificar oportunidades de melhoria, gargalos e ineficiências. Por isso, nesta fase, é essencial focar no desempenho dos processos para entender onde eles não estão fluindo adequadamente e quais são os pontos críticos que afetam a eficiência. Com base nessa avaliação, podem ser propostas mudanças e melhorias para otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade geral da organização.
2.3. Transformação com melhoria contínua
A transformação com melhoria contínua é um estágio avançado da Gestão por Processos, em que as oportunidades de melhoria identificadas na fase de análise são planejadas, implementadas e monitoradas ao longo do tempo. Para assegurar a eficácia desse processo, recomenda-se utilização do ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act), uma abordagem clássica e amplamente reconhecida para promover a melhoria contínua. Detalhado na Figura 2, o ciclo PDCA oferece um método estruturado para revisar e aprimorar processos de maneira constante.
Figura 2 – Etapas do ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act)
Fonte: Autoria própria.
O ciclo PDCA, popularizado por William Edwards Deming na década de 1950 nas empresas japonesas, organiza o conceito de melhoria contínua em passos simples e eficazes. Esse ciclo é fundamental para a implementação de sistemas de gestão e pode ser aplicado tanto em contextos específicos, para a melhoria de processos e competências, quanto em contextos mais amplos, para o planejamento estratégico organizacional.
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Conclusão
A Gestão por Processos tem sido uma abordagem estratégica e um pilar fundamental para organizações que buscam eficiência, qualidade e competitividade em um mercado cada vez mais dinâmico. Essa abordagem, além de estruturar e otimizar o funcionamento organizacional, é crucial para o desenvolvimento contínuo das competências dos colaboradores e para o alcance dos objetivos estratégicos da empresa.
Ao focar no conhecimento, análise e melhoria dos processos, as empresas não apenas melhoram seus resultados operacionais, mas também se tornam mais ágeis, atrativas e capazes de responder rapidamente às mudanças do ambiente de negócios.
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